راهنمای ایجاد و مدیریت پروژه‌ها در تسکیپ
در تسکیپ، برای مدیریت بهتر کارها و سازمان‌دهی وظایف مختلف، می‌توانید پروژه‌های جداگانه‌ای تعریف کنید. این راهنما به شما کمک می‌کند تا به‌صورت گام به گام پروژه‌ها را ایجاد و تنظیم کنید و از امکانات پیشرفته تسکیپ برای مدیریت پروژه‌های خود بهره‌مند شوید.
بخش اول: چرا پروژه‌ها در تسکیپ اهمیت دارند؟
پروژه‌ها در تسکیپ به شما این امکان را می‌دهند که کارها و فعالیت‌ها را در دسته‌بندی‌های جداگانه مدیریت کنید. به عنوان مثال، می‌توانید پروژه‌های "فنی" و "بازاریابی" را از یکدیگر جدا کرده و روی هر کدام به‌صورت متمرکز کار کنید. این ویژگی به نظم و افزایش بهره‌وری تیم‌ها کمک شایانی می‌کند.
بخش دوم: چگونه یک پروژه ایجاد کنیم؟
گام 1: ورود به بخش پروژه‌ها
- وارد منوی پروژه‌ها شوید.
- اگر دسترسی لازم برای ایجاد پروژه را دارید، دکمه ایجاد پروژه برای شما نمایش داده می‌شود.
- این دسترسی‌ها از بخش تنظیمات دسترسی‌ها در گروه کاری قابل تعریف است.
گام 2: تکمیل فرم اطلاعات پروژه
با کلیک روی دکمه ایجاد پروژه، فرمی نمایش داده می‌شود که شامل اطلاعات زیر است:
- تصویر پروژه: یک تصویر برای شناسایی بهتر پروژه.
- رنگ پروژه: رنگ‌بندی برای تمایز پروژه‌ها.
- نام پروژه: عنوان پروژه.
- دسته‌بندی پروژه: دسته‌بندی مربوط به پروژه.
- توضیحات پروژه: شرح کوتاهی از اهداف و مشخصات پروژه.
- مدیران پروژه: افرادی که مدیریت پروژه را بر عهده دارند.
- اعضای پروژه: افراد تیم که در این پروژه شرکت دارند.
گام 3: ذخیره پروژه
پس از تکمیل اطلاعات، دکمه ذخیره را بزنید تا پروژه ایجاد شود.
نکته: شخصی که پروژه را ایجاد می‌کند، به‌صورت پیش‌فرض به‌عنوان یکی از مدیران پروژه ثبت خواهد شد.
بخش سوم: تنظیمات دسترسی‌های مدیران پروژه
انواع دسترسی‌ها
- دسترسی کامل: امکان مدیریت کامل پروژه و تمام بخش‌های آن.
- مدیریت تنظیمات: تغییر اولویت‌ها، وضعیت‌ها، برچسب‌ها و اطلاعات پروژه.
- بایگانی پروژه: امکان بایگانی کردن پروژه.
- مدیریت اعضا: اضافه یا حذف اعضای پروژه.
- مدیریت مدیران: تغییر دسترسی مدیران و اضافه/حذف مدیران پروژه.
- مشاهده تسک‌ها: مشاهده تمام تسک‌های پروژه، حتی تسک‌هایی که مدیر در آنها عضو نیست.
- مدیریت تسک‌ها: ایجاد، ویرایش، حذف و بایگانی تسک‌ها.
- مشاهده گزارش‌ها: دسترسی به گزارش‌های پروژه.
توجه: این دسترسی‌ها در هر زمان قابل تغییر هستند.
بخش چهارم: تنظیمات پروژه
امکانات تنظیمات پروژه
- اطلاعات پروژه: امکان ویرایش اطلاعات پایه پروژه.
- وضعیت‌های تسک‌ها:
- تعیین وضعیت‌های مختلف برای تسک‌ها (مانند "در حال انجام" یا "تکمیل شده").
- وضعیت‌های پیش‌فرض از گروه کاری به پروژه منتقل می‌شوند و قابل ویرایش هستند.
- اولویت‌های تسک‌ها:
- تعیین اولویت‌ها برای تسک‌ها.
- اولویت‌های پیش‌فرض قابل ویرایش هستند.
- برچسب‌ها:
- تعریف برچسب‌های خاص برای پروژه.
- استفاده از برچسب‌ها برای فیلتر کردن تسک‌ها.
- حذف پروژه: امکان حذف پروژه فقط برای کاربرانی که دسترسی مدیریت گروه کاری دارند فراهم است.
بخش پنجم: بایگانی پروژه
چرا پروژه‌ها را بایگانی کنیم؟
برای تمرکز بهتر روی پروژه‌های فعال، می‌توانید پروژه‌هایی که دیگر نیازی به آنها ندارید را بایگانی کنید. این کار باعث می‌شود:
- پروژه‌های غیرضروری از دید کاربران مخفی شوند.
- تمرکز تیم روی پروژه‌های فعال باقی بماند.
نتیجه‌گیری
تسکیپ با ارائه امکانات گسترده در مدیریت پروژه‌ها، ابزار مناسبی برای بهبود همکاری تیمی و افزایش بهره‌وری است. با استفاده از این راهنما، می‌توانید پروژه‌های خود را به‌صورت حرفه‌ای مدیریت کرده و اطمینان حاصل کنید که همه اعضای تیم به‌درستی وظایف خود را پیش می‌برند.
