چرا پروژه‌ها به ددلاین نمی‌رسند و کسی مسئولیت قبول نمی‌کند؟
تاحالا برات پیش اومده که توی شرکت یا تیمتون، یه پروژه تعریف بشه، کلی هم همه هیجان‌زده باشن، ولی آخرش کار هفته‌ها یا حتی ماه‌ها دیرتر از موعد تموم بشه؟ بعدشم وقتی می‌پرسی "آقا چی شد؟"، هرکی تقصیرو میندازه گردن اون یکی. انگار نه انگار که همه با هم روی این پروژه کار می‌کردن. این داستان تلخ و تکراری خیلی از کسب‌وکارهاست. بیا ببینیم اصلاً چرا اینجوری میشه و باید چیکارش کرد.
چرا کارا هیچوقت به موقع تموم نمیشه؟
چندتا دلیل خیلی شایع داره که تقریباً تو همه شرکت‌ها مشترکه:
-
رویاپردازی به جای برنامه‌ریزی
بزرگترین مشکل از همین‌جا شروع میشه. مدیر یا کارفرما جوگیر میشه و یه ددلاین فضایی اعلام می‌کنه. مثلاً "این اپلیکیشن رو باید یه ماهه جمع کنیم!". بدون اینکه کسی فکر کنه اصلاً چند نفر نیرو داریم، چقدر کار می‌بره و چه مشکلاتی ممکنه وسط راه پیش بیاد. در واقع از اولش هم مشخصه که این ددلاین الکیه!
-
پدیده "حالا که تا اینجا اومدیم، اینم اضافه کنیم!"
پروژه داره خوب پیش می‌ره که یهو یکی میاد میگه "عه! چقدر خوب میشه اگه این دکمه رو هم اضافه کنیم؟". به این میگن "خزش محدوده" یا Scope Creep. همین تغییرای کوچیک و بی‌برنامه، مثل ویروس کل زمان‌بندی پروژه رو به هم می‌ریزه.
-
هر کی ساز خودشو می‌زنه (ارتباطات داغون)
تیم فنی از بیزینس خبر نداره، بیزینس نمی‌دونه بچه‌های فنی دقیقاً دارن چیکار می‌کنن، مارکتینگ هم کلاً تو یه دنیای دیگه‌ست. وقتی هماهنگی و شفافیت نباشه، کلی دوباره‌کاری و سوءتفاهم پیش میاد که فقط وقت رو تلف می‌کنه.
-
دست خالی بودن
بعضی وقتا هم واقعاً مشکل کمبود امکاناته. یا نیروی متخصص به اندازه کافی نیست، یا بودجه کمه، یا ابزارهای درست و حسابی برای کار نداریم. با دست خالی که نمیشه معجزه کرد!
چرا هیچکس مسئولیت قبول نمی‌کنه؟
وقتی پروژه به فنا می‌ره، یه بازی جدید شروع میشه به اسم "کی بود کی بود، من نبودم!". دلایلش ایناست:
-
معلوم نیست کی باید چیکار کنه
از اول که کارا تقسیم میشه، هیچکس دقیقاً نمی‌دونه مسئولیت نهایی هر تیکه از کار با کیه. همه یه گوشه کارو می‌گیرن، ولی وقتی یه جا بلنگه، کسی نیست که بگه "تقصیر من بود".
-
ترس از اخراج شدن
تو شرکت‌هایی که اگه اشتباه کنی پوستتو می‌کنن، کی جرئت می‌کنه بگه "آقا من گند زدم"؟ همه سعی می‌کنن خودشونو نجات بدن و مشکل رو بندازن گردن یکی دیگه.
-
هدف مشترک وجود نداره
هر تیمی فکر می‌کنه هدف پروژه یه چیز دیگه‌ست. برنامه‌نویس فقط می‌خواد کدش کار کنه، طراح فقط می‌خواد خوشگل باشه، مدیر هم فقط می‌خواد زودتر تموم شه. با این فرمون، مشخصه که آخرش به یه جای مشترک نمی‌رسیم.
نرم‌افزارای مدیریت پروژه به چه دردی می‌خورن؟
اینجاست که ابزارهایی مثل تسکیپ (Taskeep)، ترلو (Trello)، آسانا (Asana)، جیرا (Jira) یا بقیه رفقاشون میان وسط. اینا جادو نمی‌کنن، ولی مثل یه "پلیس راهنمایی و رانندگی" برای پروژه عمل می‌کنن و کلی از مشکلات رو حل می‌کنن:
- همه چیز رو می‌ریزن رو دایره: دیگه چیزی به اسم "نمی‌دونستم" یا "یادم رفت" نداریم. کی باید چیکار کنه، تا کی وقت داره، و کارش در چه مرحله‌ایه، همه جلوی چشم همه هست.
- ارتباطات رو روون می‌کنن: به جای اینکه صدتا ایمیل و چت پراکنده داشته باشی، زیر هر تسک می‌تونی با هم‌تیمیت صحبت کنی، فایل بفرستی و نظر بدی. همه چی مرتب و منظم یه جا جمع میشه.
- جلوی گردن کلفتی رو می‌گیرن: وقتی هر کاری به اسم یه نفر و با یه ددلاین مشخص ثبت شده باشه، دیگه کسی نمی‌تونه از زیر کار در بره. مسئولیت‌ها شفاف و مشخصه.
خب آخرش چیکار کنیم؟ بهترین راه چیه؟
یه نسخه رو نمیشه برای همه پیچید، ولی ترکیب این چندتا کار معمولاً جواب می‌ده:
-
یه مدل درست حسابی انتخاب کن:
- مدل چابک (Agile): اگه پروژه‌ات پیچیده‌ست و احتمال تغییرات زیاده، این بهترین گزینه‌ست. کار رو به تیکه‌های کوچیک (اسپرینت‌های دو هفته‌ای) تقسیم می‌کنی و آخر هر تیکه، نتیجه رو بررسی و مسیر رو اصلاح می‌کنی.
- مدل آبشاری (Waterfall): اگه از اول همه چیز پروژه مشخصه و قرار نیست چیزی تغییر کنه، این مدل کلاسیک و مرحله به مرحله هم خوبه.
-
واقع‌بین باش و هدفای الکی نذار:
از چارچوب
SMARTاستفاده کن. یعنی هدفت باید مشخص (Specific)، قابل اندازه‌گیری (Measurable)، دست‌یافتنی (Achievable)، مرتبط (Relevant) و زمان‌بندی شده (Time-bound) باشه. اینجوری جلوی رویاپردازی‌های بی‌خود رو می‌گیری. -
از یه ابزار مدیریت پروژه استفاده کن:
یه نرم‌افزار خوب انتخاب کن و به همه یاد بده چطوری ازش استفاده کنن. این ابزار باید بشه مرکز فرماندهی پروژه.
-
فرهنگ "اشکال نداره، درستش می‌کنیم" رو جا بنداز:
یه محیطی بساز که آدما از اشتباه کردن نترسن و راحت با هم حرف بزنن. جلسه‌های روزانه کوتاه (حتی ۱۵ دقیقه‌ای) بذار تا همه بدونن بقیه دارن چیکار می‌کنن.
خلاصه کلام، سروقت تموم کردن پروژه‌ها بیشتر از اینکه به ابزار خفن ربط داشته باشه، به برنامه‌ریزی عاقلانه، ارتباط خوب و یه فرهنگ کاری درست بستگی داره. با این فرمون جلو بری، شاید بازم تأخیر پیش بیاد، ولی حداقل می‌دونی مشکل از کجاست و چطوری باید جمعش کنی!
